Exchange Online: Abwesenheitsbenachrichtigung bei freigegeben Postfächern

Die "Out of Office" Benachrichtigungen sind eigentlich immer eine gute Sache. So weiß der Absender der E-Mail, dass die Bearbeitung vielleicht aktuell etwas länger dauert. Bei normalen Postfächern ist das auch nie ein Problem. Aber bei freigegebenen Postfächern ist das gar nicht so einfach. Im Outlook Kontext scheint das gar nicht wirklich vorgesehen zu sein. Wie gut, dass es dann auch noch die Web App von Outlook gibt. Damit kann man dann plötzlich doch die Abwesenheitsbenachrichtigung einrichten. Schade, dass es so umständlich ist. Aber immerhin gibt es nun eine Möglichkeit dies zu machen.

Office 365 Mailkonto in Thunderbird

Ich habe wie ihr wisst in meinem Nebengewerbe auch ein Office 365 Account. Da ich aber privat schon länger Xubuntu verwende, gibt es dort kein Outlook. Thunderbird funktioniert für mich wunderbar und bevor ich die MFA aktiviert habe, ging auch IMAP und SMTP darüber wunderbar mit Office 365. Nun ist es aber ja auch so, dass Microsoft seit Oktober 2022 nun Basic Auth deaktiviert. Jetzt hatte ich gestern ein Upgrade von Thunderbird gemacht und nochmals gegoogelt.
Mittlerweile unterstützt Thunderbird auch OAuth2.0 und mit diesem Wiki Artikel steht, wie man das einrichten kann.
Nun kann es natürlich auch noch vorkommen, dass ihr nun per IMAP alle E-Mails seht aber per SMTP trotzdem keine Mails versenden könnt. Googelt man weiter landet man auf dieser Seite.
Einfach mal Checken ob die SmtpClientAuthenticationDisabled aktiviert ist. Ansonsten einfach auf False setzen.
Check ob die Option an ist:
Get-CASMailbox -Identity yourname@your.domain

Und notfalls setzen.
Set-CASMailbox -Identity yourname@your.domain -SmtpClientAuthenticationDisabled $false

Natürlich vorher mit Connect-ExchangeOnline in die Exchange Online Powershell verbinden.

Basic Auth wird in Exchange Online ab Oktober 2022 deaktiviert

Microsoft hatte schon im Herbst 2020 vor, die Standardauthentifizierung für Exchange Online zu deaktivieren. Das ist besonders für Nutzer von älteren Mandanten (vor 2017) interessant. Damals war Basic Auth nämlich noch standardmäßig aktiv und die Modern Auth wurde nicht standardmäßig aktiviert.
Im Prinzip ist die Umstellung kein Hexenwerk und Microsoft führt dies schließlich auch ein, damit die Authentifizierung endlich sicherer wird. Zwar wird von den allermeisten Outlook Usern schon immer HTTPS zur Kommunikation mit Exchange Online verwendet, aber eben auch mit Basic Auth Benutzername und Kennwort im Klartext übermittelt. Erst mit Modern Auth wird die OAuth Technologie verwendet. Sprich, die Anwendung muss sich einmalig identifizieren und bekommt dann zukünftig einen Token. Hier ist es nochmal schön beschrieben.
- Wenn man im Unternehmen nur Outlook ab 2016 aufwärts verwendet, ist das zu 99 % eh schon alles erledigt. Die Modern Auth wird ab Outlook 2016 standardmäßig verwendet. Ihr seht dies schon bei der Abfrage vom Kennwort in Outlook.
- Wenn ihr aber ein MDM System verwendet, kann es immer noch sein, dass ihr nicht die Modern Auth verwendet. Das solltet ihr auf jeden Fall prüfen.
- Außerdem kann es vorkommen, dass irgendwo noch IMAP oder SMTP mit Basic Auth verwendet wird. Wenn dies der Fall ist, solltet ihr dies abschalten. Es gibt zwar offiziell auch OAuth für IMAP, aber ob gerade euer Programm dies eingebaut hat, ist eher ein Glücksspiel.

Falls ihr Unterstützung bei der Umsetzung benötigt, schreibt doch gerne mal eine Anfrage rein. Ich schaue es mir dann gerne an.

Die Reise zum Teilzeit Selbstständigen geht weiter

Diese Woche hatte ich mal wieder mein Jahresbewertungsgespräch mit meinem Chef. Da ich den noch von früher kannte und er damals schon mit mir zufrieden war, hatte ich da auch keine großen Bedenken. Durch einen Mitarbeiterwegfall hab ich einige Aufgaben geerbt. Darunter auch ein paar nervenaufreibende Projekte. Aber alles in allem hab ich mich wohl wieder relativ schnell eingefunden und versucht Dinge voranzutreiben und nicht ewig herumliegen zu lassen. Das ist meinem Chef wohl auch aufgefallen und es gab viel Lob und wieder ein paar Prozentpunkte mehr und damit mehr Gehalt.
Dabei habe ich die Gelegenheit auch genutzt, um meine Pläne für nächstes Jahr mal anklingen zu lassen. Nämlich eine 4-Tage-Woche im Hauptgeschäft und so einen Tag in der Woche freizuhaben. Im Idealfall kann ich diesen Tag dann mit Freelancer Aufträgen füllen. Im schlechtesten Fall hab ich an diesem Tag einfach frei. Die Idee ist noch nicht komplett ausgereift, aber so ist mal der Plan.
Da ich als Freelancer anstrebe auch mehr für Geschäftskunden zu arbeiten, ist es sinnvoll meinen Kleinunternehmerstatus auf Vollunternehmer zu ändern. Sprich ab nächstem Jahr werde ich auf meinen Rechnungen dann die Mehrwertsteuer ausweisen. Das hat natürlich auch den Vorteil, dass ich bei Ausgaben auch Mehrwertsteuer abziehen kann und so manches günstiger bekomme. Ob ich die magische Grenze von 22.000 Euro Umsatz dann erreiche, steht auf einem ganz anderen Blatt.
Da dieser Entschluss aber mittlerweile doch etwas ernster wird, hab ich nun das erste Mal in meinem Leben Bedarf für einen Steuerberater. Deshalb hab ich mal rumgefragt und einen Steuerberater empfohlen bekommen. Nächsten Dienstag hab ich schon einen Termin bekommen.

Jetzt hab ich mir einfach vorgenommen bis zum Oktober / November Vorbereitungen zu treffen zwecks Statuswechsel vom Nebengewerbe. Dann muss ich mal konkret den Markt beobachten, ob es auch tatsächlich kleinere Freelancer Aufträge gibt, die vielleicht nur einen Tag in der Woche benötigen. Ja und dann kommen wieder die Einkommensgrenzen. Durch die Reduzierung vom Hauptjob von 100 % auf 80 % rutsche ich wieder unter die Beitragsbemessungsgrenze. Ist dann Krankenversicherung, Rentenversicherung wieder relevant im Nebengewerbe?
Aber irgendwie freue ich mich auch auf diese Zeit. Es ist einfach toll, wenn man Aufträge hat, der Kunde zufrieden ist und man dann auch eine Rechnung schreiben und diese auch bezahlt wird. Klar es ist auch nicht immer gleich so einfach, dass jeder sofort sagt: "Hey Tobi, ja ich habe Bedarf, komm doch mal vorbei." Es gibt auch die normalen Reaktionen. Zuerst ganz interessiert und wenn man dann mit konkreten Aussagen kommt, ist das Interesse doch weg.
Eine Anfrage habe ich auch bewusst nicht angenommen, da ich es zeitlich nicht hätte leisten können.
Von dem her muss ich mir das Ganze richtig gut überdenken. 80 % Gehalt bedeutet auch weniger sicheres Einkommen. Ich muss meine Ausgaben also auch im Blick behalten. Der Reiz durch die gewonnene Freiheit, aber auch immer mal wieder andere Kunden und Arbeitsweisen kennenzulernen ist einfach da.

Falls ihr also gerade Bedarf an IT-Consulting im Office 365 Bereich habt: Hier findet ihr meine Kontaktdaten.

OneDrive nicht erlaubte Zeichen

Da ich ja in meinem Nebengewerbe auch Beratung im Office 365 Bereich mache kam ich ja auch mal an OneDrive vorbei. Eine Kundin hat einen Mac und diesen schon sehr lange. Da ihr damals beim Einrichten gesagt wurde, dass Sie kein Backup braucht hat sie mich mal gefragt was man machen könnte. Wenn man Office 365 eh schon nutzt ist OneDrive ja dabei. So fand ich die Idee mal die Daten dort auch reinzuspeichern keine schlechte Idee. So sind die Daten im schlimmsten Fall, wenn der Mac abraucht immer noch in der Cloud. Außerdem auch von anderen Geräten erreichbar.
Ja also dann war die Idee folgende: Wir schon die lokale Ordner Struktur in die Cloud. Das ging eigentlich auch wunderbar. Bis ich nach 2 Monaten mal einen Anruf bekam, dass ein Ordner fehlt. Jetzt muss man dazu wissen, dass es grundlegende Unterschiede auf den Dateisystemen gibt. In der Windows Welt waren schon immer folgende Zeichen im Datei und Ordnernamen nicht erlaubt:

"*: < >? / \ |

Und was hat meine liebe Kundin gemacht. Manche Ordner einfach wie folgt benannt "Kunde 1 \ Kunde 2" (also natürlich anders, aber das \ war im Ordnernamen enthalten). Auf dem Mac ist das kein Problem. Unter Linux soweit auch nicht, aber sobald man versucht diesen Ordner ins OneDrive zu verschieben gibt es Probleme. Er wird schlicht und einfach nicht synchronisiert und wenn einem das nicht auffällt kann dies fatale Folgen haben. Wir hatten während dem Synchronisierung 1 Monat später nämlich mal ein Problem, dass es für den Mac eine neue Clientversion gab. Diese Version hat dann standardmäßig gar nicht mehr alle Dateien lokal vorgehalten, sondern nur noch online. Einfach um Speicherplatz zu sparen. Das hatte dann zur Folge, dass aus welchen Gründen auch immer einfach die Hälfte lokal gefehlt hat aber online verfügbar war. Also hab ich die Synchronisierung nochmals neu eingerichtet und alles aus der Cloud geladen. Dabei ist der einen bestimmte Ordner aufgrund der vielen Unterordner nicht aufgefallen. Gut es ist nochmal gut gegangen. Wir haben den Original Ordner schon in den Papierkorb gesetzt, weil wir gemeinsam meinten dass wir den nicht mehr brauchen. Das war eh schon eine doofe Idee an sich. Ich hatte den alten Ordner nämlich bewusst noch mit ARCHIVDATUM benannt und wollte diesen ursprünglich auch lokal dort lassen. Aber irgendwie meinten wir dann, dass man ja mal "nicht mehr benötigte" Ordner aufräumen könne. Am Ende haben wir den Ordner dann doch noch lokal abgelegt. So kann die Kundin noch hier reinschauen, falls Sie einen alten Ordner oder Datei vermisst. Die Cloud funktioniert nun aber auch gut. Die Versionierung von bestimmten Dateien hat ja auch was für sich. Nur das mit den bestimmten Zeichen wird einem erstmal gar nicht bewusst wenn man nicht regelmäßig in die Fehlermeldungen von OneDrive reinschaut.

Unter Linux gehen solche Dinge ja. Zum Beispiel habe ich mir neulich ein paar Heise Artikel als PDF ausgedruckt um sie später noch lesen zu können. Ubuntu macht dazu einfach die Titelzeile vom Browser als Dateinamen. Und es gab auch sonst keine Probleme. Nur als ich dann später mal diesen Ordner unter Windows synchronisieren wollte, staunte ich nicht schlecht. Diese Dokumente waren einfach nicht da. Im Protokoll stand dann: Dateinamen enthält nicht unterstützte Zeichen. Ja es ist einfach immer wieder lustig zu sehen, dass Windows auch im Jahre 2022 noch bestimmte Zeichen nicht zulässt, während andere Betriebssysteme das schon immer konnten oder zumindest schon sehr lange.